11 мнимых продуктивных привычек

У всех есть свои привычки, которые проявляются, когда мы чувствуем себя супер эффективными на работе. Электронные письма отвечаются сразу же после того, как они появились в почте, на столе наводится порядок, составляются амбициозные To-Do списки — всё это на первый взгляд должно повысить нашу продуктивность как минимум вдвое. Тем не менее, многие вещи, которые по нашему мнению являются продуктивными, на самом деле — пустая трата времени и усилий.

В погоне за тем, чтобы свести количество писем до нуля, мы вероятно чувствуем, будто сделали много полезного — хотя на самом деле, некоторые задачи могут оказаться только суетливой мелкой работой, которая отвлекает нас от основной задачи. Вместо того, чтобы тратить умственные усилия на важные части проекта, которые помогут его значительно улучшить, мы тратим время на офисные ритуалы, которым можно посвящать меньше времени или вовсе от них отказаться.

Более того, рассеивая наше внимание на мелкие задачи, мы приходим к тому, что нам сложнее сконцентрироваться. Некоторые из таких привычек могут удивить вас, поэтому я решила привести список с объяснениями занятий, которые на самом деле впустую тратят наше время на работе.

1. Использование приложений для продуктивности

Может показаться, что использовать телефон, чтобы записать списки дел и набросать идеи, это правильное и быстрое решение, но делать тоже самое с помощью ручки и бумаги все равно гораздо быстрее. Планшеты и смартфоны могут быть отличными инструментами для повышения продуктивности и эффективности на работе, но когда дело касается простых заметок  — быстрее использовать блокнот для записей. Клейкие бумажки для записей — это вообще бесспорный лидер в простоте и эффективности.

2. Сразу открывать электронные письма

Многие думают, что правильно открывать письма сразу и поочередно отвечать на них, делая такую работу мелкими порциями. По факту постоянно проверять почту на наличие новых писем — это супер непродуктивно. Да, можно быстро отвечать на поступившее письмо или сообщение, но это будет стоить времени, которое вы потратите на то, чтобы вновь сфокусироваться на первоначальной задаче. Помимо времени, которое уходит зря, человек тратит дополнительные мозговые усилия, чтобы вновь и вновь возвращаться к занятию, которое требует больше внимания. Чтобы не тратить время и усилия, важно выделить время в течение рабочего дня, которое вы будете тратить специально на сообщения в почте и скайпе.

3. Доводить всё до совершенства

Если ты думаешь, что выкладываешься на все 110% процентов, оттачивая каждую деталь своего проекта до совершенства, на самом деле ты просто убиваешь время. Иногда бывает трудно закончить или передать проект или задачу, если кажется, что она недостаточно хороша. Когда перестаешь зацикливаться на совершенстве, то это дает возможность открыться новым трудностям и знать, когда проект достиг нужного уровня, чтобы двигаться дальше. Прежде чем оттачивать каждую мелкую деталь в начале, важно создать каркас работы и закончить его максимально хорошо по своим возможностям, и только затем рассматривать каждый из процессов отдельно.

4. Сделать все мелкие задачи в самом начале

Всегда кажется, что важно сделать все монотонные и мелкие дела в самом начале, а только затем приступить к важным и крупным задачам. Но на самом деле в этом случае вы только хороните себя под маловажными заданиями, которые могут и вовсе не принадлежать к зоне вашей ответственности. В конце дня вы осознаете, что так и не приступили к тем самым важным проектам, которые приоритетнее. Никто не отрицает, что нужно начинать день с мелкой работы, чтобы запустить свой мозг и настроиться на рабочий лад, но важно проследить, чтобы такие мелкие задачи не съели основную часть вашего рабочего дня. Они не так уж важны.

5. Откладывать дела, которых нет в списке дел

Часто следование списку дел может дать ощущение супер продуктивности, и это кажется логичным откладывать дела, которых в этом списке нет. Тем не менее, данная политика не сбережет вам время. Если возникает какое-то дело, а у вас есть свободное время — сделайте это, например, оплатите счет или организуйте встречу. Это займет всего пару минут, зато вы сможете забыть об этой задаче, а не ставить ее в очередь уже запланированных дел.

6. Наводить порядок только ради уборки

Если ты один из тех людей, который не может работать, если на столе есть лишние вещи, то убираться обязательно нужно. Но если тебя не заботит состояние стола, зачем тратить на это время? Если тебя не беспокоит, что все письма в почте не рассортированы по папкам, зачем тратить время на то, чтобы разложить их в правильные категории? Это время можно потратить на что-то полезное, не стоит наводить порядок только потому, что это кажется правильным.

Продуктивность на работе

7. Находить временные решения

Иногда, если что-то ломается, мы пытаемся это "как-нибудь" починить, заклеить, то есть ищем только временное решение. Ведь починенное кое-как  — это лучше, чем совсем разбитое? Это совсем не так. Мы сначала тратим время на временное решение, хотя знаем, что нам придется возвращаться к этому вопросу еще раз, поскольку что-то точно пойдет не так. Гораздо правильней вникнуть в суть проблемы и выделить время на решение проблемы, отдав 100% своего внимания процессу.

8. Не ходить на перерыв

Рабочий день без перерыва может казаться эффективным использованием времени и мнимо значить, что ты успеешь сделать гораздо больше, но подобная переработка на самом деле негативно отражается на продуктивности. Небольшие перерывы на отдых или даже сон могут значительно увеличить твою продуктивность и качество работы. Для того, чтобы генерировать новые идеи и получить свежий взгляд на вещи, нужно отвлечься и разгрузить разум, поэтому убедитесь, что у вас есть небольшие перерывы в работе.