Интернет и организация рабочего времени

Организация личного и рабочего времени

Если бы у нас в запасе было 1000 лет, или имелась возможность гарантировано покупать дополнительные годы жизни, все было бы намного проще. Но у нас в запасе максимум 90 лет, с учетом того, что будем вести здоровый образ жизни, и с нами ничего не случится непредвиденного, что сократит жизнь. Хотя даже 90 лет это смелый прогноз, многие вполне успешные люди проживают 65-75 лет, а кто-то не доживет и до 60.

Несмотря на эти грустные факты, большинство людей распоряжаются своим временем, так, будто они вообще бессмертны и у них в запасе целая вечность!

Время очень ограничено, поэтому надо ценить каждый день и каждый час, использовать данное нам время с умом и достоинством. Но как это сделать в современном мире, где столько отвлекающих факторов и соблазнов, влекущих нас на праздное времяпрепровождение?

Сегодня Mylitta затронет один аспект экономии времени, а именно поведение в интернете.

Для многих молодых людей интернет является главным источником информации, помощником в учебе и делах. Но одновременно с этим, интернет главный расхититель нашего времени. В Русскоязычном интернете невероятное количество СМИ – серьезные новостные сайты, тематические блоги, развлекательные сайты и социальные сети, которые тоже генерируют огромное количество новостной и развлекательной информации. А еще есть программы для общения – например, Skype, ICQ.

Новостные сайты, социальные сети, блоги, форумы и Skype, ICQ, все вмести могут пожирать большую часть вашего времени. Даже одни новостные сайты и социальные сети могут каждый день забирать 2-3 часа!

Проводя разные опросы среди разных групп населения, мне удалось узнать многое. Оказывается среди девушек 14-22 лет много тех, которые каждый день заходят во «Вконтакте» и Instagram, затрачивая на это час или более. В некоторые дни засиживаются больше, в некоторые меньше, но если взять среднее – час в день. За год наберется 365 часов, это время, за которое можно многое сделать. К примеру, выучить иностранный язык! Вместо этого девочки получают сомнительное удовольствие от общения в социальных сетях с разными неудачниками и бездельницами, убивающими свое время.

Новостные сайты
Люди более серьезные посвящают меньше времени социальным сетям, они же считают себя людьми думающими, поэтому они хотят быть в курсе экономических и политических новостей, дабы понимать, что происходит в стране и в мире. Для этого они подписываются на ленты новостей, добавляют в закладки сайты СМИ.

Чтение серьезных СМИ – занятие более полезное, нежели просиживание в социальных сетях, но все же, для большинства людей бесполезное!

Можно понять специалиста или предпринимателя, регулярно читающего определенные новости, от которых зависит его карьера или бизнес. Но таких совсем немного, основная масса людей читают новости ради развлечения. Многие никогда в этом не сознаются, но такова правда – новости плохие и хорошие, удивительные и ужасные, играют на наших эмоциях и впечатлениях, развлекая и заполняя наше время.

Время пролетает очень быстро, когда отвлекаешься от работы и погружаешься в поток новостей. Только пользы от большинства новостей никакой, они не принесут реальных выгод в нашу жизнь, они не сделают ее лучше. К примеру, новости о коррупции, различные происшествия, крушение самолета, зачем вам эти новости?

Многие ответят – как же так, это жизнь, надо знать, что происходит в мире! На самом деле эти новости никак вас не касаются, большинство из нас, не могут повлиять на события в стране и в мире, а могут только возмущаться, собирать сплетни и пересказывать друзьям, дополняя собственным мнением. Зачем это?

Недавно произошло ЧП, данную новость обсуждают все СМИ и блоггеры, пишутся простыни текста, но если вы живете за тысячи километров от этих мест и занимаетесь продажей сантехники или меховых изделий, зачем вам забивать голову событиями, которые вас совершенно не касаются? Гораздо лучше читать новости из своей сферы деятельности, повышая квалификацию и осведомленность, тем самым делая свою жизнь лучше. Это и есть ключевой момент – каждый человек должен стремиться на своем месте, использовать время так, чтобы быть лучше. Выполняя свою работу наилучшим образом, мы сделаем свою реальную жизнь лучше, а вместе с тем и жизнь окружающих.

Если хочешь сделать мир и жизнь окружающих людей лучше – начни с себя!

Посмотрите скан экрана, здесь видна страница gismeteo, они транслируют новости серьезных СМИ. Несмотря на это, заголовки не внушают никакого доверия, по ним сразу видно, они призваны пожрать наше время.

О развлекательных новостных сайтах типа Фишки, Бигпикча и говорить нечего, это информационный мусор в чистом виде, там 1-2% информации, которая может принести какую-то пользу в нашу жизнь, остальные 98-99% мусор!

Откуда я беру эти проценты? Все написано на личном опыте, я подписалась на 40 новостных лент и читала их в течение 3х недель. Каждый день я тратила порядка 2х часов на прочтение заголовков и некоторых новостей, которые заинтересовали. В день прочитывала 400 заголовков и около 30-40 постов. Потом все оценила и поняла, что из всех новостей, прочитанных за 3 недели полезных 1-2% не более!

Система учета рабочего времени сотрудников

Рабочее время – это время, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности за определенную плату. Именно этот ресурс «покупает» работодатель. По словам Питера Друкера, управлять можно только тем, что можно измерить, поэтому многие руководители стремятся контролировать рабочее время сотрудников. Учет ведется разными способами – от простых отметок в бумажном табеле до компьютерных программ, которые собирают статистику, запоминают посещенные сайты, делают снимки экрана и сами формируют стоимость проекта.

Для выбора системы учета собственник должен решить – какой фактор для него главный. Если речь идет о грузоперевозках, оптимальным решением будет мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение. Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратит сотрудник на рабочую задачу, насколько часто отвлекается и почему, есть ли у него переработки. Эти данные нужны не только для оценки работы персонала, но и для планирования, принятия управленческих решений, выстраивания эффективной системы работы.

Основой для планирования рабочего графика должен выступать производственный календарь. В нем отражены все государственные выходные, переносы рабочих дней, нормативное рабочее время для разных режимов работы. Зачем это нужно? Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, сверхурочная работа также подлежит дополнительной оплате. На основе производственного календаря формируется режим работы: график сменности, табели учета рабочего времени.

Способы контроля рабочего времени

1. Видеонаблюдение

Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу. Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего. Наблюдение может осуществляться в режиме реального времени сотрудником отдела безопасности. Но чаще все происходящее просто записывается и пересматривается по необходимости.

Минусы: большинству работников не нравится трудиться под прицелом камер, это может негативно сказаться на психологическом климате в коллективе, также для анализа видеозаписей нужно много времени. У камер есть «слепые» зоны, оборудование иногда выходит из строя. Не всегда понятно, чем занимается сотрудник – раскладывает пасьянс или составляет отчет.

2. Аудиоконтроль

Запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.

3. Отчеты о проделанной работе

Сотрудники самостоятельно описывают, чем они занимались в течение дня, какие выполнили задачи, сколько на них ушло времени. Отчеты могут оформляться в текстовом редакторе, но более удачный вариант – ведение учета в таблицах Excel или Google, данные из которых объединяются в один отчет. Достоинство этого метода – он практически бесплатен. Недостатки – сотрудник может быть не совсем честен в оценке, а постоянное написание отчетов требует дисциплины.

4. Система контроля доступа

Это устройства, которые проводят идентификацию сотрудника для предоставления возможности входа в офис или на территорию предприятия. Эта система учета фиксирует время входа и выхода, присутствие человека на работе. Распознавание может проходить по биометрическим параметрам (отпечатку пальца, голосу или сетчатке глаза) или с помощью бесконтактных магнитных карточек. Устройства со сканированием карточек дешевле, но менее устойчивы к обходу. Минус этой системы – учитывается исключительно время присутствия на рабочем месте, она не отражает то, чем человек занимается в рабочее время.

5. Мониторинг передвижений

Контроль перемещений сотрудников с разъездным характером работы. Осуществляется с помощью GPS-трекера, установленного в автомобиле. Работодатель получает информацию о маршруте, оценивает потраченное на поездки время и эффективность логистики. Похожую услугу сейчас предоставляют сотовые операторы — за небольшую абонентскую плату можно получать данные о перемещениях мобильного телефона и работника вместе с ним.

6. Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов

Эта система учета рабочего времени может оценить, чем занимался сотрудник и как долго он работал над задачей. Про эти программы расскажем далее.

Программы и сервисы для учета рабочего времени

Сотрудники работают продуктивно около трех часов в день, выяснили британские ученые. Остальное время тратится на просмотр социальных сетей, чтение новостей и общение с коллегами. Чтобы узнать, чем конкретно занят сотрудник в рабочее время, на его компьютер устанавливают специальную программу.

Сервисы и программы учета автоматизируют контроль. Они учитывают время работы на компьютере, время простоя, прошедшее с последнего движения мышкой, открытые документы и запущенные приложения, не отвлекая сотрудника. С их помощью можно сформировать отчеты по использованию времени в виде диаграмм или таблиц. Руководителю становится проще анализировать загруженность подчиненных и планировать работу. Данные хранятся столько, сколько нужно, в любой момент можно посмотреть, кто чем занимался. Некоторые программы позволяют сделать скриншот рабочего стола или снимок вебкамерой.

1. Kickidler

Записывает видео с экрана, фиксирует нажатия клавиатуры и запущенные программы, предоставляет возможность удаленного мониторинга компьютеров пользователей, анализирует производительность, формирует отчеты. Kickidler отслеживает количество времени, посвященное работе и потраченное впустую.

Главное преимущество этого сервиса – запись видео с экрана. Он показывает любую компьютерную активность пользователя, позволяет отсортировать посещенные сайты по различным параметрам. Есть возможность настроить фильтр нарушений, который будет активирован при запуске запрещенных программ. Функция клавиатурного шпиона показывает, какие клавиши нажимал работник. Программа работает при подключении к интернету. Количество сотрудников, которых можно контролировать, не ограничено. Сотрудник не имеет доступа к статистике. Работа программы отображается в диспетчере задач.

В Kickidler отсутствует возможность блокировки программ и сайтов, контроль сканеров, принтеров, внешних накопителей.

Цена: зависит от предполагаемой длительности использования. Есть предложение от $2,78 в месяц (пакет на три года) до $170 (длительность использования не ограничена) для одного компьютера. Есть бесплатная пробная версия на 7 дней, но в ней сильно ограничен функционал: можно наблюдать только за 6 сотрудниками, нет записи экрана и дистанционного управления компьютерами.

2. Crocotime

Учитывает время, проведенное за компьютером, и звонки (через интеграцию с IP-телефонией). Формируются отчеты по общей загруженности, есть возможность посмотреть сколько времени и в какой программе работал каждый сотрудник. Приложения можно пометить как эффективные и неэффективные. Автоматически формируются табели учета рабочего времени.

Цена: за облачную версию – 250 руб. в месяц на одного сотрудника, локальная версия – по запросу.

3. StaffCop

Анализирует поведение пользователя, перехватывает переписку в социальных сетях и мессенджерах, имеет доступ к отправленным по почте файлам. Автоматически производится контроль рабочего времени сотрудников и оценка эффективности их труда. Есть возможность удаленного администрирования, блокировки доступа к выбранным сайтам. Система времени формирует отчеты по посещенным интернет-ресурсам, поисковым запросам и скриншотам. Может работать локально. У пользователя нет возможности посмотреть данные учета. Программа отображается в диспетчере задач.

Цена: рассчитывается в зависимости от количества пользователей и длительности использования программы. Если сотрудников от 5 до 25, бессрочное подключение будет стоить 4200 руб. за компьютер, если пользователей больше 1000, цена снижается до 2930 руб. за бессрочную лицензию на один компьютер. Есть возможность приобрести лицензию и на меньший период (3 или 12 месяцев). Минимальная стоимость программы на месяц составит 172 руб., максимальная – 330 руб.

4. ManicTime

Автоматически фиксирует время использования компьютера, запоминает используемые приложения, открытые документы, отслеживает паузы в работе, делает скриншоты. Данные хранятся на компьютере, работать можно как с интернетом, так и без него. Наблюдать за работой сотрудника удаленно не получится. Собранные данные могут быть представлены в виде графика или отчета, по каждому сотруднику отдельно или по команде в целом. Пользователи имеют доступ к своей статистике. Для ручной оценки времени можно использовать секундомер. Программа отображается в панели задач, но ее можно скрыть. Русскоязычной версии нет.

Цена: за бессрочное использование для одного пользователя $67. Есть возможность использовать программу бесплатно, в этом случае будут доступны только автоматическое отслеживание времени и статистика.

5. Yaware.TimeTracker

Ведет учет запущенных программ и открытых сайтов, можно задавать продуктивность ресурсов и контролировать нарушения (опоздания на работу, ранние уходы, перерывы), есть возможность сделать скриншот или снимок рабочего места веб-камерой. Сотрудники могут видеть свою статистику для самоанализа эффективности работы. Работодатель может выбрать как вести контроль: скрыто или явно. Программа не следит за поведением пользователя – нет сбора информации о нажатых клавишах, блокировки сайтов, сохранения истории поиска или переписки.

Цена: зависит от функционала и колеблется от 300 до 600 руб. в месяц за сотрудника. При подключении на год предоставляется скидка 20%. В версии за 300 руб. есть учет рабочего времени, контроль нарушений (прогулы и опоздания), автоматическое формирование табеля.

6. Hubstuff

Проводит мониторинг работы сотрудников, фиксирует информацию о запущенных программах и историю посещений сайтов. Есть возможность захвата скриншотов, формирования отчетов и отслеживания по GPS. Hubstuff больше подходит для работы с фрилансерами. Количество пользователей не ограничено. Программа интегрируется с популярными сервисами, например, с Trello.

Цена за версию с максимальным количеством функций – $20 в месяц, но можно использовать программу и бесплатно. В бесплатной версии есть возможность вести учет времени и делать ограниченное количество скриншотов.

7. TimeCamp

Ведет автоматическую фиксацию времени. Есть программа для компьютера и мобильное приложение для телефона, а также синхронизация с календарями. Если установить режим работы, данные будут собираться только в установленное время. Программа формирует отчеты по времени использования компьютера и посещаемости программ и сайтов, позволяет вести бюджет проекта и рассчитывать его рентабельность. Данные из TimeCamp доступны пользователю, можно посмотреть отчет по своему рабочему времени в статистике. Версии на русском языке нет.

Цена с максимальным набором функций – $10 в месяц, урезанный функционал (без возможности бюджетирования, составления расписания и сохранения скриншотов) для одного пользователя бесплатен.

8. Toggl

Предназначен скорее для самоконтроля, чем для мониторинга со стороны руководителя. Информация хранится в облаке, что позволяет синхронизировать данные с разных устройств: мобильного телефона и компьютера. Сотрудник должен сам запускать таймер в приложении при выполнении задачи. Данные суммируются, сервис создает графики и отчеты об использованном времени. У Toggl есть напоминания о том, что нужно запустить таймер, а также возможность внести или скорректировать время выполнения задачи вручную. Сервис англоязычный.

Цена: за премиум-версию на месяц – $20, за стандартную – $10. Если покупать доступ на год, то цена составит $18 и $9 соответственно. Есть бесплатная версия для команд, в которых меньше 5 сотрудников. В ней нет возможности проводить аудит рабочего времени, сохранять отчеты, разбивать проекты на более детальные списки.

Чермен Дзотов, маркетолог, основатель агентства «Найдем Эксперта», ректор Академии личного бренда:

«Программа отслеживания времени — это отличный инструмент для улучшения качества рабочего процесса. Такие программы полезны, но не стоит ими злоупотреблять. Сотрудники могут чувствовать себя скованно, может появиться паника, которая не способствует плодотворной работе.

Часто сотрудники считают, что это нужно для выявления и наказания непродуктивных работников. Важно показать, что система предназначена для сбора информации о производительности, а не наказания.

Перед внедрением программы нужно проинформировать сотрудников, сделать презентацию. Это поможет развеять мифы о том, как система работает и почему мы ее внедряем.

С помощью учета времени я понимаю, насколько эффективно идет работа, знаю, где искать слабые места. Важно понять, что система учета рабочего времени используется не ради слежки и удовлетворения любопытства начальника, а ради улучшения функционирования компании и оптимизации бизнес-процессов»

Система учета рабочего времени: за и против

Самый главный плюс внедрения подобных систем – у руководителя появляется больше информации о работе сотрудников. Он может посмотреть, кто приходит вовремя, а кто опаздывает, кто тратит время на работу, а кто – на беседы с коллегами. Проще оценить, сколько времени занимает работа, и рассчитать средние показатели. Например, скорость ответа у технической поддержки или время на подготовку квартального отчета у бухгалтера.

Сотрудники, понимая, что за ними наблюдают, стараются ответственнее подходить к работе, использовать только рабочие программы и не отвлекаться на социальные сети. В организациях с почасовой оплатой труда системы учета облегчают расчет заработка. Счет заказчику можно выставить исходя из данных о времени, потраченном на решение задачи персоналом. Если возникнет необходимость, в любое время можно посмотреть записи камер видеонаблюдения, историю звонков или отчеты тайм-трекеров.

Система учета рабочего времени предполагает определенные затраты: покупку оборудования для контроля, оплату программного обеспечения, найм работников, которые будут обслуживать систему мониторинга и анализировать данные.

Контроль времени сотрудников, как и корпоративный дресс-код, является фактором, который усиливает стресс и снижает мотивацию. Появляются способы обхода: работник, пришедший на работу первым, включает за всех компьютеры; подменяются карточки, по которым фиксируется время входа и выхода; используются анонимайзеры, чтобы обойти запрет на социальные сети; с помощью игрушек-маятников имитируется шевеление мышкой, а самые продвинутые пишут скрипты, «работающие» за них. Все это сильно ухудшает рабочую атмосферу.

Какие документы нужны для учета?

Обязанность вести учет рабочего времени закреплена за работодателем в статье 91 ТК РФ. Эта информация необходима не только для начисления зарплаты, но и для формирования общей картины работы организации.

Предприятия могут сами разрабатывать документы для учета, но чаще используют формы, предложенные Госкомстатом. Важный нюанс: табель по форме Т-12 (учет рабочего времени и оплаты труда) ведется от руки, а по форме Т-13 можно заполнять в электронном виде. И тот и другой документ ведется в единичном экземпляре. В них отражаются рабочие, выходные и праздничные дни, а также отпуска и больничные. Табель Т-13 распечатывается в конце месяца и подписывается руководителем. Срок хранения табеля учета составляет 5 лет, но может быть и увеличен. В небольшой организации учет обычно ведет секретарь или HR, в крупных компаниях вводится должность «табельщика». Стандартная продолжительность рабочего времени в России определена Трудовым Кодексом как 40-часовая рабочая неделя.

Если работодатель планирует устанавливать системы аудио- и видеонаблюдения, а также устройства, фиксирующие перемещения сотрудника, нужно издать локальный акт, в котором будет отражен новый порядок работы. Все работники должны быть ознакомлены с этим актом под подпись. Обработка биометрических персональных данных требует письменного согласия работника. Сотрудник может отказаться, но это будет означать, что он не сможет пройти на территорию предприятия, это равносильно отказу от работы.

Лучше всего проинформировать персонал заранее, ответить на возникшие вопросы, объяснить, зачем нужен учет рабочего времени для организации.

Резюмируем

Каждый собственник хочет быть в курсе того, чем занимаются его сотрудники, насколько эффективно они используют рабочее время. Самая старая и простая система учета рабочего времени – это ведение специальных табелей, но они малоинформативны, в них отражается только присутствие человека на рабочем месте.

Существует множество дополнительных способов контроля, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Выбирать оптимальный способ нужно исходя из специфики работы организации: на производстве достаточно системы пропусков, в IT-сфере важнее вести учет времени, потраченного на конкретную задачу.

Помимо очевидных плюсов: повышение эффективности работы, усиление контроля, возможность усовершенствовать учет; введение системы мониторинга имеет свои минусы: затраты на внедрение, повышение уровня стресса у сотрудников, ухудшение психологического климата. Все это нужно учитывать, чтобы выработать систему учета, которая поможет наилучшим образом контролировать время и на основе его анализа добиваться максимальной эффективности.

Работаю за компьютером. Какие перерывы могу делать по закону?

Согласно ТК РФ и санпину, все, кто работает за компьютером, имеют право на отдых: 10—15 минут каждый час в зависимости от условий.

У меня есть вопросы:

1. Входят ли перерывы в рабочее время?
2. Перерывы подразумевают отдых или переключение на другую работу без использования компьютера?
3. Как это реализуется в реальной жизни, а не в статье ТК?

Государство обязывает работодателей предоставлять работникам перерывы и дает рекомендации, как сохранить их здоровье. Расскажу, сколько положено отдыхать по закону.

Какие есть виды отдыха

В трудовом кодексе есть понятие отдыха на рабочем месте и описаны некоторые нюансы. Но подробно вопрос перерывов при работе за компьютером не рассмотрен.

Больше информации содержится в санпине и типовой инструкции по охране труда. В основном в них прописаны рекомендации по которым работодатель создает правила внутреннего трудового распорядка. Важно: это только рекомендации, заставить работодателя работать строго по ним нельзя, оштрафовать — проблематично.

Закон устанавливает пять видов отдыха. Кроме ежедневного отдыха, выходных, праздников и отпуска есть еще перерывы в течение рабочего дня или смены — время, когда можно перекусить, выпить кофе или посидеть в комнате отдыха.

Отдыхом считается только время, когда работник занимается личными делами, а не переключается на другую работу. Отнести бумаги в другое подразделение — это не отдых.

Если перерывов нет — это нарушение законодательства.

Что говорит закон о перерывах

Закон обязывает работодателей создавать безопасные условия труда и в том числе предусмотреть перерывы на отдых, чтобы снизить вред от компьютера.

Сколько нужно отдыхать на работе — зависит от деятельности, которой сотрудник занимается. Закон разделяет работу за компьютером на три группы в зависимости от того, что человек делает чаще: читает с монитора, печатает на клавиатуре или занимается творчеством, например рисует с помощью программ. Но часто невозможно в работе отделить время печатания от времени чтения, поэтому за основной вид деятельности принимают тот, что занимает больше половины рабочего времени.

В среднем суммарная длительность перерывов при смене в 8 часов не может быть меньше 50 минут. Например, если работать административным помощником и не только печатать на компьютере, но и отвечать на звонки и встречать клиентов. Максимальная длительность перерывов — 90 минут, например у сисадминов, которые работают с компьютером все время.

Ночной смене — с 22:00 до 6:00 — отдыхать нужно на 30% больше. Перерывы длительность работы не увеличивают.

Подобную ситуацию рассматривал суд в случае, когда работники подали иск на компанию «Вымпелком». В числе других требований они хотели получить компенсацию за то, что им не предоставляли перерывы для отдыха, который предусмотрен для пользователей ПК.

Суд, прокуратура и ГИТ установили, что перерывов не было. В результате компания получила предупреждение.

Когда делать перерывы в рамках закона

Закон рекомендует при непрерывной работе с компьютером чередовать работу с ним и без него. Если работа без компьютера невозможна, нужно делать перерывы каждые 45—60 минут на 10—15 минут.

Сотрудник должен сам следить за перерывами, а при желании может не отдыхать вообще. Это его право, и привлечь за это работодателя к ответственности не получится. Иногда компании этим пользуются и создают условия, при которых работник не хочет отдыхать. Например, загружают работой, которую реально выполнить, только если работать без перерывов.

Что делать, если не дают отдыхать

Если работаете за компьютером и работодатель запрещает отдыхать, попробуйте поговорить с ним. Скажите, что отсутствие перерывов плохо влияет на эффективность работы и, если разрешить вам отлучаться на чашку кофе, работать хуже вы не станете. Пообещайте не опаздывать с перерывов. Возможно, это поможет.

Если разговор не заладится, ссылайтесь на законодательство. Часто работодатели говорят сотрудникам, что в законах прописаны только рекомендации, а пользоваться ими или нет — решение компании. Это не так: кроме рекомендаций там много требований, которые должны быть прописаны в правилах внутреннего распорядка и действовать в жизни.

ли работодатель нарушает ваши права, есть ли свидетели нарушения порядка и, главное, как вы будете работать в этой организации дальше. Если работодатель перегружал вас работой, сообщите об этом тоже.

Не подавайте заявление анонимно: такие не рассматривают и не регистрируют. Если не уверены, что ваши права нарушены, и боитесь зря поднять шум, можно проконсультироваться о ситуации с инспекцией. Когда подаете заявление на сайте, вам дают выбор: организовать проверку или проконсультироваться. Выбираете второй пункт и заполняете заявление.

Если подаете заявление, чтобы инспекция провела проверку, выбирайте первый пункт. Работодателя проверят и — если выявят нарушения — в первый раз сделают предупреждение. Если нарушение повторится, оштрафуют на 10 000—20 000 рублей. В некоторых случаях по усмотрению инспекции могут приостановить деятельность на срок до 90 суток.

Где находится трудовая инспекция в вашем городе, можно посмотреть на сайте Роструда.

1. По закону всем полагаются перерывы в работе, даже при работе за компьютером.
2. Минимальная общая длительность перерывов за смену — не менее 50 минут.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Боюсь, что сотрудники крадут рабочее время. Пора ставить систему удалённого контроля?

Тайм-трекеры отследят, что делают подчинённые, и заскриншотят их экраны. Когда нужны такие программы? Разбираем все за и против.

Сотрудники тратят 30–35% рабочего времени, разбираясь с личными проблемами, общаясь в соцсетях или устраивая «перерывы на чай». Подобные исследования появляются в СМИ, похожие цифры называют бизнес-тренеры и профессиональные издания. Массовый переход на дистанционную работу только усилил тревогу предпринимателей и менеджеров.

Нужно ли контролировать сотрудников с помощью специализированных программ? Как это повлияет на мотивацию работников? Когда тайм-трекеры необходимы, а когда они явно лишние? Эти вопросы мы задали экспертам: специалистам по HR, менеджерам в крупных компаниях, разработчикам тайм-трекеров, руководителям малого бизнеса.

Пишет про технологии и бизнес.

Системы учёта рабочего времени. Какими они бывают?

Системы, которые позволяют удалённо контролировать рабочее время сотрудников, делятся на три класса. Это UEBA , DLP и собственно системы учёта рабочего времени . Как поясняет Максим Ключкин, руководитель отдела интернет-маркетинга компании Bitcop, основная задача UEBA и DLP — безопасность компании, предотвращение хакерских атак. Эти системы отслеживают нетипичное поведение пользователей и сообщают об отклонениях. Так как они отслеживают все действия сотрудников за компьютерами, контроль продуктивности также входит в их функциональность.

Продвинутые DLP-системы видят, когда сотрудники опаздывают, играют в компьютерные игры или сидят на сайтах знакомств, рассказывает ведущий аналитик «СёрчИнформ» (компания разрабатывает системы информационной безопасности) Леонид Чуриков. Все непродуктивные действия менеджеры увидят в специальных отчётах. Более того, системы могут определить, кто из сотрудников на грани выгорания, а кто ищет работу на профильных сайтах.

Для каждой категории работников можно сформировать свои критерии полезной активности. «Программа среагирует, если в соцсетях будет сидеть офис-менеджер, но для SMM-специалиста активность в Facebook будет считаться продуктивной», — добавляет Чуриков.

Хотя UEBA и DLP позволяют контролировать действия сотрудников, эта статья посвящена третьему классу — системам, разработанным специально для учёта рабочего времени. На рынке доступен широкий выбор таких программ. Вот только некоторые примеры: Kickidler, ActivTrak, Teramind, Time Doctor, Bitcop, CrocoTime, Teamon.live. Все они могут контролировать начало и конец рабочего дня, на что сотрудники тратят рабочее время. Однако функциональность отличается от системы к системе.

В качестве примера использования такой программы возьмём опыт консультационной компании Visotsky Consulting. Все сотрудники организации должны отмечать в приложении Time Doctor, над какими задачами и проектами работают. В это время Time Doctor фиксирует хронометраж, параллельно делая скриншоты экрана каждые 3–5 минут. Скриншоты показывают, чем сотрудник занимался на самом деле.

Есть системы, которые позволяют более глубоко контролировать сотрудников в различных приложениях — вплоть до кликов по мыши и ударов по клавиатуре, поясняет руководитель отдела интернет-маркетинга Bitcop Максим Ключкин. Для этого подобное ПО нужно интегрировать с другими программами и бизнес-приложениями.

Системы вроде Bitcop покажут, с каким документами и в рамках каких задач работал сотрудник. Ключкин приводит ещё один пример использования системы: она может показать, сколько времени сотрудник провёл в мессенджерах по работе, куда он звонил и с кем разговаривал. Таким образом, с помощью систем учёта рабочего времени можно проанализировать трудозатраты на отдельные задачи и найти узкие места в бизнес-процессах.

Ещё один пример функционала подобных сервисов — демонстрация экрана другим членам команды в рабочее время. Такое решение внедрено в Teamon.live, рассказал основатель сервиса Александр Процюк. По его словам, так сотрудники могут помогать друг другу в решении задач, взаимодействие становится быстрее и эффективнее.

В подобных системах есть ограничения, позволяющие защитить приватность пользователей. Например, система «Сакура» (совмещает функции безопасности и учёта рабочего времени) не перехватывает сообщения пользователей. Об этом рассказал советник гендиректора «ИТ-Экспертиза» (разработчик «Сакуры») Сергей Вихорев. Однако «Сакура» может определять местоположение компьютеров удалённых пользователей. Это нужно для безопасности: так можно защититься от подключения из недоверенных мест и предотвратить утечку информации.

Для чего нужны системы учёта времени?

Мы опросили 15 компаний, разрабатывающих тайм-трекеры или пользующихся ими. Оказалось, что прямой контроль занятости сотрудников — не единственное, зачем нужны эти системы. Разберём, как используют тайм-трекеры разные компании.

Для начисления зарплат и премий. Как рассказал основатель Visotsky Consulting Александр Высоцкий, в компании от количества проработанных по Time Doctor часов зависит зарплата сотрудников и начисление бонусов. Рабочее время учитывается только тогда, когда Time Doctor включён. Это значит, что если человек выключил систему, то он занимался личными делами. Если же он будет делать это при включённом Time Doctor, будет видно, на что он действительно потратил время.

Для оценки затрат на проект. Часто бывает сложно оценить трудовые, а, следовательно, и финансовые затраты на проект. Тайм-трекеры позволяют подсчитать, сколько часов работы понадобилось на решение определённых задач. «Мы в своей компании используем учёт рабочего времени для оценки затрат на проектах. Используем доработанный инструмент для своей CRM (Redmine)», — делится опытом директор компании EMX Михаил Ерёменко.

Для контроля сотрудников техподдержки и консультантов. Для них скорость реакции на запрос и количество обработанных заявок — один из критериев эффективной работы. Системы учёта рабочего времени могут помочь в этом.

«Единственная категория сотрудников, чьё время действительно имеет смысл замерять, — те, кто обязан быть на рабочем месте по условию договора, — говорит Евгения Бородина, операционный директор коммуникационного агентства 2L (Москва). — Это такие позиции, как консультанты, техподдержка и так далее».

Системы контроля времени сотрудников нужны в двух случаях, считает директор по персоналу Avon в России Анна Муромцева. Первый: для сотрудников, где важно присутствие на рабочем месте. Например, для консультантов поддержки в мессенджерах и онлайн-помощников. Как правило, даже оплата таких сотрудников почасовая. Обычно подобные условия оговариваются при приеме на работу. Второй: в процессных компаниях с высокой долей администрирования. В большинстве остальных случаев такие системы излишни, считает Муромцева.

Для личного тайм-менеджмента. Системы учёта рабочего времени нужны сотрудникам любого уровня, обращает внимание Максим Ключкин из Bitcop. Сотрудники могут отслеживать, сколько времени они тратят на выполнение разных задач, на что отвлекаются. Так они могут совершенствовать свой тайм-менеджмент.

Тайм-трекинг позволяет узнать много нового о себе и своей работе, говорит Высоцкий. «Большинство людей, начав делать хронометраж, получают много инсайтов. И я не исключение. Вы увидите, над чем на самом деле работали. Некоторые вещи притягивают наше внимание, и нам кажется, что мы работаем над ними всё время. Но хронометраж показывает, что на самом деле вы тратите на них не столько времени, сколько думали», — говорит Высоцкий.

Системы учёта рабочего времени могут быть полезны и фрилансерам. Отслеживание рабочего времени позволяет рационально распределять собственную нагрузку, отмечает генеральный директор IT-компании «Инфомаксимум» (одно из направлений — разработка тайм-трекеров) Александр Бочкин. В результате фрилансер может рассчитывать трудозатраты на проект и выставить адекватный ценник за свою работу.

Для решения проблем с конкретным сотрудником. Иногда у компании нет необходимости контролировать рабочее время работников. Однако она всё равно прибегает к тайм-трекингу, чтобы выявить проблему, решить её, а потом убрать контроль. Об этом рассказывает основатель коммуникационного агентства PR Perfect Кристина Петрова.

По словам Петровой, оценивать нужно не количество затраченных часов, а результат. Но проблема может возникнуть именно с результатом: сотрудник не успевает выполнить поставленные задачи. Возможно, он тратит рабочее время на личные цели. Может быть, отвлекается на посторонние дела. Ещё проблема может быть на стороне руководителя, который неверно оценивает предполагаемые трудозатраты на задачи. Тогда логично подключить контроль времени и скорректировать задания.

Когда тайм-трекеры — лишнее

Если это малый бизнес с ограниченными ресурсами. Как утверждает Максим Оганов из Oganov Digital, для мелких компаний использование трекеров часто излишне. Им не требуется настолько масштабный учёт. Установка системы учёта требует времени: нужно выбрать её, разобраться в интерфейсе, обучить сотрудников.

По словам Оганова, у владельцев малого бизнеса может не быть свободных рук для этих задач. «Это то же самое, что арендовать туристический автобус на 40 человек, а перевезти двоих», — констатирует он.

Когда эффективность сотрудника нужно измерять иначе. В этом солидарны многие опрошенные: есть позиции, где нужно измерять результат, а не время. Более того — результат может вообще не зависеть от потраченного времени из-за разной производительности сотрудников.

«Для эффективной работы команды надо перестраиваться на контроль результатов, а не на контроль действий, чем грешат некоторые компании», — уверен ИТ-директор ГК «Альфа-Лизинг» Артём Косолапов.

С ним солидарна Татьяна Урусова, HR-директор этой группы компаний: «Нужно не контролировать людей с помощью разных цифровых сервисов, а больше работать с их вовлечённостью. Нужно правильно ставить задачи, заботиться об их эмоциональном состоянии».

Перед тем как выбирать способ контроля сотрудников, стоит задуматься о способах мотивации. Тогда каждый будет заинтересован использовать каждую минуту рабочего времени продуктивно, говорит руководитель компании «Изолайф» Данила Троицкий. Его компания не ведёт учёт рабочего времени, так как мотивация каждого привязана к выполнению плана или достижению результата. «Однако, если нет правильно выстроенной мотивации, то стоит вести учёт рабочего времени», — говорит Троицкий.

В Huawei Enterprise в России предпочитают альтернативу контролю времени: поиск баланса между оценкой работы сотрудника и возможностями, которые ему предоставлены. «Я вижу оптимальное решение в контроле результатов, но не рабочего процесса. Такой подход не включает в себя отвлекающие звонки от руководства и постоянную проверку на присутствие в онлайне», — делится HR BP Huawei Enterprise Елена Каверина.

Для специалистов творческих профессий и управленцев. Применение тайм-трекеров теряет смысл по мере роста позиции, говорит Анна Дмитриева из ANCOR Consulting. На управленческих должностях, утверждает она, задачи часто выходят за рамки рабочего дня. Результат не измеряется количеством часов, проведённых в электронной почте. Для руководителей такая система может применяться как инструмент самоконтроля, но не как элемент внешнего контроля.

Максим Оганов обращает внимание, что системы учёта ставят для сотрудника психологическое ограничение и это может снизить его качество работы. Например, логистам, архитекторам или дизайнерам будет тяжело постоянно находиться под контролем — они любят самовыражение и свободу. При этом есть немало сотрудников, которым такие системы учёта никакого дискомфорта не приносят.

Мы хотим поставить систему контроля. Будут ли сотрудники увольняться?

В практике многих опрошенных экспертов были случаи, когда сотрудники увольнялись из-за систем учёта рабочего времени. «Если человек ощущает на себе давление и контроль, то полагает, что работодатель не уверен в его компетенциях. Такой сотрудник в скором времени утратит мотивацию и начнёт смотреть вакансии в другой организации», — говорит HR BP Huawei Enterprise в России Елена Каверина. По её словам, внедряя такие системы, нужно оценить риски.

Профессиональный рекрутер Зулия Лоикова так описывает подобный кейс. Девушке, которая долго работала на удалёнке, навязали тайм-трекер. Система делала скриншоты в реальном времени, притом что сотрудница работала на личном ноутбуке. Она переживала, что система получила контроль к её личным данным. До внедрения тайм-трекера девушка долго работала в компании и прекрасно справлялась с обязанностями, но в итоге решила уволиться. Недоверие сильно повлияло на её лояльность, констатирует Лоикова.

Консультант по управлению Александр Высоцкий говорит, что многие его коллеги-предприниматели рассказали об увольнении некоторых сотрудников после внедрения тайм-трекеров. «Причём многие из этих специалистов были эффективными и продуктивными. Ключевая причина — сотрудники чувствовали себя несвободными», — поясняет он.

Сотрудники уходят, так как внедрение тайм-трекера выглядит как подавляющая дисциплинарная мера, считает Высоцкий. Им не объясняют, что это инструмент повышения собственной эффективности: он позволяет руководителям лучше понимать сотрудников. Иногда кажется, что подчинённый выполнит задачу за 30 минут, но на самом деле требуется четыре часа.

Если вы только собираетесь внедрять тайм-трекеры, смягчить удар поможет отсутствие злоупотребления контролем. «Если руководитель не дёргает подчинённых по поводу каждого перекура, тревога быстро сходит на нет. Наоборот, когда системы применяются разумно, сотрудники понимают, что руководство видит объективную картину: кто работает хорошо, а кто, наоборот, не работает», — отмечает Леонид Чуриков, ведущий аналитик «СёрчИнформ».

Если вы решили всё-таки внедрять такой инструмент, то важно согласовать его с общей культурой компании: менеджмент должен правильно донести до сотрудников важность инструмента, добавляет Анна Дмитриева из ANCOR Consulting.

Альтернативы «жёсткому контролю». Таск-трекеры и геймификация

Тайм-трекеры — не единственные варианты контроля. Как говорит основатель и руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Александр Красс, чтобы узнать, сколько человек потратил на конкретную задачу, достаточно удобного таск-трекера. Эти сервисы позволяют оставлять информацию по каждому проекту поэтапно.

«Сервис сохранит все данные и выдаст анализ по определённому сотруднику. Таким образом, вы сможете скорректировать задачи, если результаты вас не устраивают», — говорит Красс.

Таск-трекеров с такими возможностями много. Это «Битрикс», Asana, Basecamp, Week, Trello, Slack и многие другие. Главное — подобрать подходящую бизнесу программу.

В качестве альтернативы тайм-трекерам можно использовать геймификацию, устраивать соревнования. «Каждый член команды видит, как достигает целей он сам и как это делают другие сотрудники. Это мотивирует людей делать свою работу эффективнее», — рассказывает о своём опыте Артём Косолапов из «Альфа-Лизинга».

По словам Косолапова, ещё один инструмент, набравший популярность в пандемию, — виртуальные комнаты. В них вся команда собирается для решения большой и сложной задачи. Все видят, чем занимаются их коллеги, чем нужно помочь, какие изменения стоит внести в проект.

обложка: Moose Photos / Pexels / Stockking / Freepik / Дима Руденок для Skillbox

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

Топ-5 систем учета рабочего времени 2020 года

Топ-5 систем учета рабочего времени 2020 года, рейтинг и сравнение лучших программ, личный опыт

Работая сисадмином в известном интернет-магазине, я протестировал несколько программ для учета рабочего времени, поэтому спешу поделиться накопленным опытом, так сказать, на свежую память. Постараюсь лить меньше воды и уделить больше внимания фактам. Надеюсь, мой пост кому-нибудь поможет с выбором.

Система учета рабочего времени (в англ. варианте Employee Monitoring Software) – программное обеспечение, позволяющее анализировать активность пользователей за рабочими ПК.

Наряду с камерами видеонаблюдения, колл-трекингом, GPS-трекингом, СКУДами и DLP-системами, системы учета рабочего времени (сокращенно СУРВ) позволяют автоматизировать функцию контроля сотрудников в организации.

Популярность данного класса ПО растет с каждым годом. Согласно экспертному мнению Gartner, в 2020 году 80% компаний в США будут использовать системы учета рабочего времени для повышения эффективности работы сотрудников. В РФ ситуация немного отличается, но не сильно.

Дополнительные возможности систем учета рабочего времени: защита корпоративной информации от утечек, анализ поведения пользователей, удаленный доступ к рабочим станциям.

По данным ресурса Capterra.com, основными и наиболее востребованными функциями систем учета рабочего времени являются:

· Мониторинг активности пользователей

· Запись видео с экранов

· Учет рабочего времени

· Учет приходов и уходов

· Кейлоггер (запись нажатий клавиш)

Согласно опросу пользователей, основными приоритетами при выборе систем учета рабочего времени являются:

· Удобство установки и использования (75%)

· Наличие необходимого функционала (71%)

· Мультиплатформенность (Windows, Mac, Linux) (42%)

· Стоимость лицензий (35%)

· Хорошие отзывы от других пользователей (31%)

Каждое из представленных в рейтинге решений подойдет для решения определенного вида задач. Я перечислю программы в том порядке, в котором они подошли для нашей ситуации.

Kickidler – система учета рабочего времени нового поколения. Данный продукт акцентирован на мониторинге активности пользователей, а также крайне прост в использовании в отличие от многих своих конкурентов.

Преимущества программы Kickidler:

– Онлайн-мониторинг неограниченного числа компьютеров. Программа позволяет руководителю видеть в реальном времени сетку экранов всех компьютеров в сети с частотой обновления 1 кадр в секунду. Иногда этого достаточно для контроля сотрудников.

– Запись видео с экранов. Программа фиксирует все действия пользователя на рабочем компьютере, что особенно важно при расследовании инцидентов. Есть возможность поиска нужного фрагмента видео по ключевым событиям.

– Кроссплатформенность. Программа полноценно работает с Windows, Linux и MacOS, причем даже с последней 15 версией Mac.

– Простота в установке и настройке. Многие пользователи отмечают юзер френдли интерфейс программы и интуитивность ее использования.

– Возможность скрытой и открытой установки агента программы.

– Полноценная оффлайн-версия программы.

– Относительно небольшая цена и гибкая ценовая политика. Покупая лицензию на 3 года, вы будете платить 3$ за юзера в месяц.

– Бесплатная версия программы с ограничением до 6 юзеров.

– Программа полностью переведена на русский, английский, испанский и португальский языки.

Помимо перечисленных уникальных функций, программа обладает инструментарием по учету рабочего времени, анализу продуктивности сотрудников, а также функциями кейлоггера и удаленного управления.

Как работает программа Kickidler?

Система Kickidler состоит из 4-х компонентов: Вьюера, Граббера, Сервера и Веб-интерфейса. Вьюер устанавливается на ПК наблюдающего, Граббер – на ПК того, за кем будут наблюдать, на Сервере хранятся все данные, а в Веб-интерфейсе производятся настройки программы.

К минусам программы можно отнести отсутствие облачной и мобильной версий. Однако в Road map разработчики обещают устранить эти недостатки уже в 2020 году. Также программа ни с чем не интегрирована, что печально.

Кому подойдет?

Для Интернет-магазинов и компаний, работающих с денежными операциями. Запись видео с экранов – незаменимая фича для отслеживания всех действий за ПК. Также программа хороша для малого бизнеса, поскольку не имеет нижнего порога по количеству проданных лицензий.

Activtrak – это облачный сервис для мониторинга сотрудников, позволяющий анализировать ежедневную активность и поведение персонала за компьютерами. Программа ActivTrak развивается стремительными темпами. По информации из разных источников, в 2019 году на ее развитие было выделено 20 млн. долларов.

Преимущества программы ActivTrak

– Мониторинг активности сотрудников. Скриншоты экрана с частотой обновления 1 раз в 5 секунд.

– Видеозапись экранов, экспорт видео.

– Автоматические уведомления о тревогах.

– Сигналы тревоги по типам скриншотов с гибкой настройкой.

– Возможность мониторить корпоративную почту сотрудников.

– Множество отчетов по рабочему времени.

– Полностью облачная версия.

– Есть приложения для iOS и Android

– Блокировка нежелательных сайтов и приложений.

Как работает программа ActivTrak?

Для установки программы ActivTrak необходимо просто создать аккаунт и установить агенты на компьютеры, которые вы собираетесь мониторить. Серверная часть программы автоматически устанавливается на облако.

– Программа не блокирует поддомены отдельно от сайтов

– Невозможно регулировать частоту съемки скриншотов

– Невозможность установки агента программы на Mac

– Сложный процесс деинсталляции программы

Кому подойдет?

Программа подойдет для любого вида среднего и крупного бизнеса, но более всего – из финтех отрасли.

Teramind – мощный программный комплекс для мониторинга сотрудников, обнаружения внутренних угроз и оптимизации производительности на рабочем месте. Программа Teramind сочетает в себе функции системы учета рабочего времени (EMS) и системы предотвращения утечек информации (DLP).

Преимущества программы Teramind

– Гибкость тарифного плана. В зависимости от потребностей, можно выбрать тариф Стартер, UAM или DLP. – Мониторинг активности пользователей, дружелюбный интерфейс, выполненный в виде дашборда. – Запись видео с мониторов сотрудников. Возможность просмотра мониторов, исходя из действий пользователей. – Возможность записи звука с микрофона. – Удобный инструментарий для E-mail-мониторинга. – Поведенческий анализ пользователей. Возможность гибких настроек рисков. – Функции DLP-системы. – Удобная и информативная Демо-версия программы.

Как работает программа Teramind?

Процесс установки программы на облако – стандартный. Создается аккаунт, грузится агент и устанавливается на ПК сотрудников. После этого, данные появляются на дашборде. Установка On-Premise – процесс более трудоемкий и потребует много времени и специальных навыков.

– Достаточно трудоемкий процесс установки On-Premise версии программы. – Минимальный пакет для покупки – 5 лицензий. Это может не подойти малым предприятиям. А также компаниям, желающим мониторить небольшое число сотрудников. – Программа не поддерживает платформу Linux.

Кому подойдет?

Программа ориентирована на крупные компании, в чьи задачи входит не только анализ продуктивности сотрудников, но и защита корпоративной информации.

Программа для отслеживания рабочих часов сотрудников Hubstaff немного отличается от представленных выше конкурентов своей демократичностью и ориентирована на контроль удаленных сотрудников.

Преимущества программы Hubstaff

– Интеграция с более чем 30 приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal. – Возможность выплаты сотрудникам заработной платы за отработанные часы. – Программа также позволяет искать фрилансеров по всему миру, благодаря встроенному сервису. – Периодические скриншоты экрана занимают меньше пространства на диске, чем запись видео. – Возможность отслеживания работы над проектом, интеграция с CRM-системами. – Функция GPS-трекинга, программа работает с iOS и Android

Как работает программа Hubstaff?

Программа устанавливается на облако, аналогично Activtrak и Teramind.

Минусы: – Отсутствуют функции онлайн-мониторинга пользователей и видеозаписи экрана. – Программа не работает с Linux, для кого-то это может быть важным упущением. – Очень запутанный пользовательский интерфейс, нужно время, чтобы научиться использовать все функции программы.

Кому подойдет?

Однозначно – небольшим компаниям, работающим с удаленными сотрудниками. Функция почасового начисления заработной платы позволит полностью автоматизировать процесс сотрудничества с удаленщиками.

Популярные системы контроля и учета рабочего времени сотрудников

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.

Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.

Какие проблемы могут решить АСУРВ

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

• регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
• видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
• серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
• более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
• помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
• значительная финансовая экономия.

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете начисление заработной платы за сверхурочную работу работнику, получающему оклад? Организация работает в режиме пятидневной 40-часовой рабочей недели, при этом в трудовом договоре с работником содержится условие, что для данного работника установлен режим гибкого рабочего времени. Работникам с гибким режимом рабочего времени установлен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц.
Посмотреть ответ

Главные принципы действия учетных систем

Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить. Среди них самыми главными выступают:

• автоматизированное временное протоколирование;
• пространственная фиксация;
• информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
• сохранение базы данных.

В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.

Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.

Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:

• соблюдение графика приходов и уходов;
• преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
• фиксация переработок;
• формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Различные виды АСУРВ

В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.

Организация видеонаблюдения

Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании. Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:

• показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
• может восстановить картину нужного временного промежутка;
• позволяет отслеживать контакты персонала;
• дает относительную безопасность от воровства;
• оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Минусы для начальства очевидны:

• нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
• дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
• зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
• практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
• не очень высокая точность при распознавании.

Персоналу обычно приходится мириться с видеонаблюдением, установленным начальством, плюсы в нем могут найти только сотрудники службы безопасности. Остальным категориям пребывание «под прицелом» камер, как правило, не доставляет удовольствия, разве что может просто войти в привычку.

Биометрика

Система учета, ориентированная на биометрических показателях, индивидуальных для каждого сотрудника, основана на принципе идентификации: сотрудник, попадающий в пространство «рабочей зоны», фиксирует момент своего входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора.

В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется голосовая идентификация.

• можно точно определить время нахождения в «рабочей зоне»;
• практически невозможно подменить пользователя;
• почти полностью исключается возможность несанкционированного проникновения на рабочую территорию.

Недостатки биометрической системы:

• невозможность отследить эффективность занятости сотрудников (фиксируется только время, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
• точность определения местонахождения сотрудника ограничена расположением терминалов системы;
• из-за прохождения контроля персоналу приходится отвлекаться и тратить на это дополнительное время;
• при большом количестве сотрудников у одного терминала процесс идентификации может сильно затягиваться.

«Карточная» система

Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.

Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.

Соответственно, похожи и минусы: ограниченность зоны контроля, невозможность использования при больших потоках людей, к тому же, в отличие от биометрической АСУРВ, «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче (карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку).

Программные системы

Во многих компаниях основная занятость сотрудников протекает за компьютером, который сам по себе является «учетной машинкой». Он фиксирует время включения и выключения, а также сохраняет в памяти «историю» пользователя. Этими особенностями можно воспользоваться при учете рабочего времени офисных сотрудников.

Работодательские «бонусы» такой АСУРВ заключаются, помимо общих (учет временных интервалов занятости), в возможности четко отслеживать использование рабочего времени, то есть определять, какие именно ресурсы были задействованы каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило.

Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.

Недостатки этой системы:

• ограниченная сфера применения;
• неприменима для мобильного персонала;
• легко осуществить подмену пользователя;
• при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.

Системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени

Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.

Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.

Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.

Позитивные стороны такой АСУРВ:

• позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
• можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
• легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
• высокая точность определения местоположения;
• работает и с большими человеческими массивами;
• работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.

Сложности, связанные с такими системами:

• достаточно дорогое оборудование;
• необходимость постоянного технического обслуживания;
• в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.

Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.